Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Hva er arkivverdig

Med arkivverdig materiale menes dokumenter som har vært gjenstand for saksbehandling eller som har verdi som dokumentasjon. Det er innholdet som avgjør om det skal arkiveres eller ikke. Det er ingen forskjell på om dokumentet er en telefaks, e-post eller et brev. Er du i tvil om et dokument skal arkiveres eller ikke - spør dokumentsenteret!

Saksbehandlerne er ansvarlige for at dokumenter de arbeider med, eller har arbeidet med, blir arkivlagt. Saksbehandlerne skal derfor:

• Sørge for at mottatte og utsende dokumenter blir journalført i ephorte. Dette gjelder også faks, e-post og sms. Det er ikke tillatt å starte saksbehandling av dokumenter som ikke er journalført.
• Ha ansvaret for at post (både papir og elektronisk) som kommer direkte til saksbehandler blir importert eller skannet inn i ephorte.
• All saksbehandling skal skje i fylkeskommunens sak-/arkivsystem ephorte, eventuelt i aktuelt fagsystem. Saksbehandler kan selv registrere utgående brev og ferdigstille dette. Journalføring kvalitetssikres av arkivtjenesten.
• Saksmapper som skal avsluttes i ephorte, settes i status Ferdig av saksbehandler. Restanser må være avskrevet og dokumenter ekspedert før saken kan settes i status avsluttet. Viktig at de ikke settes til denne statusen dersom det kan komme flere dokumenter i saka.
• Saksbehandlerne har ansvaret for at eldre materiale de låner fra arkivet blir registrert, og at materialet blir returnert i samme stand som før utlån. Utlånsfristen er 4 uker. Når det er behov for å låne en sak over lengre tid, må arkivtjenesten få melding om dette. Det er ikke tillatt å låne en utlånt sak videre til andre saksbehandlere. Utlånt materiale er låners ansvar til utlånet er avskrevet.

Saksbehandlar skal kontrollere at journalpostane er knytt til rett sak, at saka har rett klassering og offentlegvurdere sak og journalpost.

Bruk av verktøy

Saksbehandlar skal bruke alle saksbehandlarprogram i samsvar med retningslinjene slik at ikkje dokumentsenteret får unødig ekstraarbeid.

Arkivnøkkel

Møre og Romsdal fylkeskommune bruker K-kodar - Kommunenes Sentralforbund.

Det er arkivtjenesten som er ansvarlig for å håndtere papirbasert originalt arkivmateriale. Saksbehandlere skal kun unntaksvis, og da i samråd med arkivtjenesten, oppbevare originalt arkivmateriale på kontoret. 

Skyggearkiv/kopiarkiv

Det skal ikke opprettes systematiserte skyggearkiv/kopiarkiv hos den enkelte saksbehandler eller ved enhetene. Kopiarkiv er uheldig fordi det øker risikoen for at journalføringspliktig og/eller arkivverdig dokumentasjon aldri når fram til arkivtjenesten, samt at det fort kan oppstå tvil hvorvidt et kopiarkiv i praksis kan inneholde originalt arkivmateriale. Det er saksbehandler selv som er ansvarlig for at slike kopier blir forsvarlig oppbevart og senere makulert så fort behovet ikke lenger er til stede.

Taushetsplikt

Som offentlig tjenestemann er man underlagt forvaltningsloven, som i § 13 slår fast at "enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang til eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om:

• noens personlige forhold, eller
• tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår. (...)"