Rutiner for periodisering og bortsetting

Jfr. postrutinane ellers.

Innhaldet i eit arkiv eller ein arkivserie kan inndelast i tidsbolkar.

Arkivlovaforskrifta krev periodisering for ein del arkiv (forskr. §§ 3-12 til 3-17).Føremålet med periodisering er å få eit systematisk oversyn over arkiva i høve til kva tidsperiode dei vart nytta. Periodisering vert nytta hovudsakleg på møtebøker, kopibøker, brevjournalar, saksarkiv.

Arkiv ordna på objekt nyttar i regelen ikkje periodisering.

Lengda på perioden kan variere alt etter serietype og storleik på den eininga som nyttar arkivserien. Perioden for saksarkivet er likevel fast.

Tidspunkt for periodisering

Perioden for saksarkiva skal i regelen følgje valperioden. Ein periodiserer kvart 4. år i samband med kommunevalet.

I tillegg periodiserer ein:

- Ved overgang frå eit arkivsystem til eit anna

- Ved organisatoriske endringar

- Ved endring av arkivnøkkel.

Dersom ein har periodisert midt i ein valperiode, treng ein vanlegvis ikkje periodisere til det komande valet.

Gjenomføring av periodisering

Når ein periode sluttar, set vi strek i saksarkivet. Nå skal ingen nye saker arkivleggast i denne bolken. Uavslutta saker skal overførast til den nye perioden. Ein skiljer mellom skarpt periodeskilje og periodeskilje med overlappingsperiode.

Skarpt periodeskilje

Ved skarpt periodeskilje set ein bort alle dokument som vart registrert i den avslutta perioden. Saker som er aktive kan anten setjast bort saman med den avslutta perioden eller overførast til den nye perioden. Ein nyttar skarpt periodeskilje ved overgang til nytt sak/arkiv-system, ved gjennomgripande organisatoriske endringar og ved skifte av arkivnøkkel.

Periodisering med overlappingsperiode

Overlappingsperiode nyttar ein for lettare å skilje ut avslutta saker. Kommunen bestemmer sjølv kor lang overlappingsperioden skal vere, men det vert tilrådd 1 til 2 år. Når ein nyttar overlappingsperiode treng ein ikkje gjere nok med det fysiske arkivet før overlappingsperioden er over. Då avslutter ein samtlege saker som ikkje har fått tilført nye dokument og flytter desse og dei allereie avslutta sakene over i den foregåande perioden.

Frå og med starten av overlappingsperioden overfører vi sak for sak til det nye arkivet etterkvart som vi treng dei. Vi må vere nøye med referansar både i det fysiske arkivet (tilvisingskort) og elektronisk. Etter at overlappingsperioden er slutt skal vi ikkje overføre saker men berre låne materialet. Frå nå av skal dei avslutta bolkane vere uendra. Slik skal desse seinare overførast til fjernarkivet som ein journalperiode.

 Arkivmaterialet kan verte ståande i arkivskapet, men skilt frå den nye perioden, eller ein kan pakke materialet i arkivboksar. Vanlegvis set ein ikkje bort materialet før ved neste periodisering.

- Ved bortsetjing skal det gå tydeleg fram kva materiale som tilhøyrer ein bestemt periode. Dei enkelte arkivstykka skal merkast med følgjande opplysningar:

- Namn på arkivskapar

- Namn på arkivserie

- Eventuelle arkivkodar (frå/til)

- Periode (frå/til)

skal vi også gå igjennom alle andre arkivseriar etter arkivserieoversynet i arkivplanen. For kvar arkivserie, anten det er møtebøker, kopibøker eller objektordna arkiv skal vi føreta visse kontrollar ved dette høve.

I samband med at ein periodiserer snakkar ein gjerne om ulike stadia for arkivet:

aktivt arkiv (daglegarkivet)

bortsetjingsarkivet (mellomarkivet)

eldre og avslutta arkiv (fjernarkivet)

Generelt

Innfør faste arkivperioder for saksarkivet med nytt dagligarkiv og nye registre.

1. Bruk skarpt periodeskille ved manuell journalføring.
2. Bruk overlappingsperioder for gjenopptatte saker ved elektronisk journalføring, forutsatt at det i forbindelse med periodeskillet ikke skjer grunnleggende endringer i arkivet (jfr. arkivforskrifta §3-13).

Rutiner ved manuell journalføring og for fysiske (manuelle) arkiver

1. Behold løpende saker ved periodeskillet i dagligarkivet.
2. Registrer disse dokumentene som utgående i gammel journal.
3. Registrer dokumentene som innkommende i ny journal.
4. Legg henvisningskort over de løpende saker i arkiv som skal til bortsetting.
5. Foreta nødvendig arkivbegrensning og kassasjon i materialet som skal til bortsetting.
6. Sett kassabelt materiale i egne bokser merket med: Arkivskaper, kassasjon og årstall for kassasjon.
7. Bind inn møtebøker, protokoller, kopibøker og journaler som skal til bortsetting dersom dette ikke er gjort.
8. Merk hvert arkivstykke som skal til bortsetting med : Arkivskaper, arkiv, arkivkode og tidsperioden. Eks. "Formannskapet, møteprotokoll, 1999, sak 1-84" eller "Teknisk etat, Saksarkiv 142, 1995-1999".
9. Utarbeid arkivliste over alle arkivstykker med innhold som skal til bortsetting.
10. Sett bort avmerket og listeført materiale i sin helhet, også journaler og andre registre.
11. Rydd samtidig opp i spesialarkivene ved bortsetting av uaktuelt materiale. Sett f.eks. bort personalmapper for personale som har sluttet.
12. Gjenopptatte saker lånes ut fra bortsettings- eller fjernarkiv. Utlånte dokument settes tilbake etter bruk.

Rutiner ved elektronisk journalføring og elektronisk arkivering

1. Sett overføringsperiode (1.-2. år)
2. Saker som blir aktive i løpet av overføringsperioden beholdes i aktivt journalbase.
3. Sett strek etter overføringsperioden og saner journalbasen ved å legge avskrevne saker over i en egen sluttet historisk base. Basen skal være lukket for registering av nye saker.
4. Ta kopi av historisk journalbase og overfør til depot for langtidslagring.
5. Saner basen for elektronisk arkiv ved å skille ut alle avsluttede saker i en egen historisk base. Basen skal være lukket for skriving og lagring av nye saksdokumenter.
6. Kopi av historisk base overføres til depot for langtidslagring, jfr. arkivforskrifta §3-17.

Rutiner for bruk og lån

Internt bruk - hovedregler

All bruk av aktivt arkiv skal gå via dokumentsenteret og være i overensstemmelse med fylkeskommunens post og ekspedisjonsrutiner.

Dokumentseteret skal betjene aktivt arkiv og på forespørsel hjelpe saksbehandler med å finne de nødvendige dokumenter. Bare hele saksmapper skal lånes ut fra arkivet. Originaldokumenter skal som hovedregel ikke lånes ut fra arbeidsstedet.

All bruk av eldre avsluttet materiale i fylkeskommunens bortsettingsarkiv skal gå via arkivleder som må sørge for å registrere utlånet på en forsvarlig måte.

All bruk av eldre avsluttet materiale i fylkeskommunens/virksomhetens arkivdepot skal gå via den som er ansvarlig for depottjenesten (arkivleder).

Hvis fylkeskommunens/virksomhetens arkivdepot tjeneste ivaretas av Interkommunalt Arkiv (IKA) bør en saksbehandlers eller andre ansattes forespørsel om innsyn i avsluttet arkivmateriale gå via arkivleder som en henvendelse til IKA. IKA vil da legge materialet fram på lesesal til avtalt tidspunkt, ta nødvendige kopier og sende/levere disse eller formidle arkivopplysningene på en annen måte (f.eks. via telefon eller som e-post med skannet vedlegg). Den fylkeskommunale tjenestemann/-kvinne kan også henvende seg direkte til IKA, men vil da bli behandlet som en ekstern bruker som ber om innsyn i offentlige arkiver.

Hvis det ut fra saksbehandlingshensyn er behov for tilbakelån av originalt arkivmateriale fra arkivdepot, skal dette skje iht. bestemmelsene i Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner kapittel 5.

Intern bruk og lån fra aktivt arkiv

Registrering/Utlånskort 
Ingen saker må fjernes fra aktivt arkiv uten at utlånet registreres i journalen eller markeres ved utlånskort i arkivet. Ved bruk av elektronisk journal skal utlånet registreres i journalen. Utlånskortet skal være utfylt med låntakers navn/initialer, utlånsdato, saksnummer/løpenummer og innhold. Utlånskortet erstatter saken fysisk i arkivet. Ved retur til arkivet ajourføres journalen og utlånskortet og kortet fjernes fra arkivet.

Omslag 
Utlånte saker skal under saksbehandlingen oppbevares i spesielle omslag som skiller dem tydelig fra øvrige saksomslag. Avsluttede saker må ikke blandes med nye saker.

Saksbehandler 
Saksbehandler er ansvarlig for at dokumenter i den enkelte sak holdes samlet og at dokumentene ikke påføres nye notater eller skades. Saksbehandler er ansvarlig for at frister for tilbakelevering overholdes.

Utlånte dokumenter 
Arkivtjenesten kontrollerer at utlånte saksmapper leveres tilbake i rett tid og at mappene er i rett stand. Arkivansvarlig / depotansvarlig setter mappene tilbake på rett plass i arkivet.

Ekstern bruk og lån

Henvendelser 
Adgangen er i all hovedsak regulert av offentlighetslovens, forvaltningslovens og personopplysningslovens bestemmelser.

Postjournalen er offentlig når registreringsopplysninger av fortrolig art er anonymisert, gjort uleselig eller slettet. Postjournalen er den naturlige innfallsvinkelen for det brede publikum til dokumenter i aktivt arkiv.

Alle henvendelser om nyere materiale skal gå via dokumentsenteret. Dokumentsenteret skal på forespørsel hjelpe publikum med å finne de nødvendige dokumenter og opplysninger dersom disse er tilgjengelige for vedkommende.

Forespørsel om innsyn i eldre og avsluttet arkiv i fylkeskommunens/virksomhetens bortsettingsarkiv skal gå via arkivleder.

Forespørsel om innsyn i eldre og avsluttet arkiv i fylkeskommunens/virksomhetens arkivdepot skal gå via fylkeskommunens depotansvarlig. Hvis IKA ivaretar depotansvaret for kommunen viser arkivleder den eksterne bruker til IKA.

IKA har egne regler for betjening av eksterne brukere som er i overensstemmelse med offentlig lov og regelverk.

Forespørsel fra forskere om bruk av klausulert materiale skal gå via vedkommende departement.

Publikum 
Forholdene skal legges til rette for at allmennheten kan gjøre seg bruk av arkivmateriale i henhold til lover og forskrifter. Bruker må gjøres kjent med reglene for utlån. Publikum som gjør bruk av materialet skal underskrive taushetserklæring, kvitere for utlevert materiale og skal anvises plass under oppsyn.

Registrering/Utlånskort 
Ingen saker må fjernes fra arkivet uten at utlånet registreres samt markeres ved utlånskort i arkivet. Utlånskortet skal være forskriftsmessig utfylt og erstatter saken fysisk i arkivet på samme måte som for internt utlån. Ved retur til arkivet ajourføres registreringen og utlånskortet og kortet fjernes fra arkivet. Det bør brukes standardblanketter for registrering og kvittering av utlånt materiale.

Utlånt materiale 
Utlånt materiale skal ikke ligge framme over natten. Originalt materiale kan ikke lånes ut fra virksomheten til eksterne brukere, unntatt i helt spesielle tilfeller. I slike tilfeller skal en være garantert sikre og betryggende oppbevaringsforhold i tråd med lovverkets bestemmelser. Utlånet skal registreres etter vanlig prosedyre. All forsendelse gjennom postverket skal foregå rekommandert.

Kopier 
Ved forespørsel har berørte parter i en sak krav på kopi av originalt materiale. Det kan kreves betaling for kopi etter gjeldende retningslinje for dette.