Bevaring/arkivavgrensning/kassasjon

Bevaring:

Materialer er bevaringsverdig når det er blitt til som ledd i et organs virksomhet og dokumenterer denne virksomheten. Arkivdanning og bevaring plikter å ta hensyn til historiske kildebehov, kortsiktige informasjonsbehov, behovet for informasjon om enkeltpersoner, dokumentasjon av forvaltningen, forskningsmessig informasjonsbehov og virksomhetens egne informasjonsbehov.

Arkivavgrensning:

Materiale som ikke er gjenstand for saksbehandling, eller som ikke har dokumentasjonsverdi blir ikke arkivlagt. Arkivbegrensningen bør gjennomføres ved postbehandlingen eller arkivleggingen. Eventuelt ved bortsetting eller avlevering.

Kassasjon:

Materiale som ikke kommer inn under bestemmelsene om bevaringspåbud eller arkivbegrensning, skal det utarbeides kassasjonsregler. Med kassasjon menes å fjerne fra arkivet materiale som har vært gjenstand for saksbehandling, eller hatt verdi som dokumentasjon, og tilintetgjøre dette. Det kan ikke kasseres uten gitt spesielle retningslinjer iht til arkivloven §12 eller etter særskilt tillatelse fra Riksarkivaren.