I høve § 5-1 i Arkivforskrifta skal alle arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv) avleverast til arkivdepot. Riksarkivaren har utarbeidd normalinstruks, iverksett 01.06.02, som spesifiserer krav til avlevering og tilbakelån.
Møre og Romsdal fylkeskommune er medlem av IKA Møre og Romsdal og avleverer eldre arkiv dit.
Avlevering til IKA IKS
Ordning, føring og avlevering (hjelpehefte)
Ei av Interkommunalt Arkiv i Møre og Romsdal sine sentrale arbeidsoppgåver er langtidsoppbevaring av eldre og avslutta arkiv for medlemmskommunane. (§ 5-1 og 5-11 i arkivforskrifta.)
Kommunen er forplikta til å ta vare på sine arkiv og halde dei tilgjengeleg for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjeld både for papirbaserte og elektroniske arkiv.
Kommunen kan sjølv velge om den vil opprette eige depot eller overlate oppgåve til interkommunal arkivordning.
Før avlevering av arkivmateriale til fjernarkiv skal følgjande prosedyre følgjast:
- Avlevering skal avtalast i god tid med arkivleiar
- Materialet skal på førehand vere gjennomgått med tanke på arkivavgrensing og kassasjon
- Arkivmateriale skal vere ordna etter proveniens. Arkiv frå ulike arkivskapande organ skal haldast frå kvarandre, opphavleg orden og indre samanheng skal takast vare på
- Møtebøker, kopibøker, journalar og register som har vore oppbevart i lausbladform skal bindast inn
- Alle arkivboksar skal vere tydeleg merka med arkivskapar, arkivserie, dato og innhald
- Avleveringsliste over det materialet som avleveringa omfattar skal vere utarbeidd av avleverar
- Etter at materiale er avlevert skal eit eksemplar av avleveringslista sendast mottakar som kvittering
