Innhaldet i eit arkiv eller ein arkivserie kan inndelast i tidsbolkar.
Arkivlovforskrifta krev periodisering for ein del arkiv (forskr. §§ 3-12 til 3-17).Føremålet med periodisering er å få eit systematisk oversyn over arkiva i høve til kva tidsperiode dei vart nytta. Periodisering vert nytta hovudsakleg på møtebøker, kopibøker, brevjournalar, saksarkiv.
Arkiv ordna på objekt nyttar i regelen ikkje periodisering.
Lengda på perioden kan variere alt etter serietype og storleik på den eininga som nyttar arkivserien. Perioden for saksarkivet er likevel fast.
Tidspunkt for periodisering
Perioden for saksarkiva skal i regelen følgje valperioden. Ein periodiserer kvart 4. år i samband med kommunevalet.
I tillegg periodiserer ein:
- Ved overgang frå eit arkivsystem til eit anna
- Ved organisatoriske endringar
- Ved endring av arkivnøkkel.
Dersom ein har periodisert midt i ein valperiode, treng ein vanlegvis ikkje periodisere til det komande valet.
Gjenomføring av periodisering
Når ein periode sluttar, set vi strek i saksarkivet. Nå skal ingen nye saker arkivleggast i denne bolken. Uavslutta saker skal overførast til den nye perioden. Ein skiljer mellom skarpt periodeskilje og periodeskilje med overlappingsperiode.
Skarpt periodeskilje
Ved skarpt periodeskilje set ein bort alle dokument som vart registrert i den avslutta perioden. Saker som er aktive kan anten setjast bort saman med den avslutta perioden eller overførast til den nye perioden. Ein nyttar skarpt periodeskilje ved overgang til nytt sak/arkiv-system, ved gjennomgripande organisatoriske endringar og ved skifte av arkivnøkkel.
Periodisering med overlappingsperiode
Overlappingsperiode nyttar ein for lettare å skilje ut avslutta saker. Kommunen bestemmer sjølv kor lang overlappingsperioden skal vere, men det vert tilrådd 1 til 2 år. Når ein nyttar overlappingsperiode treng ein ikkje gjere nok med det fysiske arkivet før overlappingsperioden er over. Då avslutter ein samtlege saker som ikkje har fått tilført nye dokument og flytter desse og dei allereie avslutta sakene over i den foregåande perioden.
Frå og med starten av overlappingsperioden overfører vi sak for sak til det nye arkivet etterkvart som vi treng dei. Vi må vere nøye med referansar både i det fysiske arkivet (tilvisingskort) og elektronisk. Etter at overlappingsperioden er slutt skal vi ikkje overføre saker men berre låne materialet. Frå nå av skal dei avslutta bolkane vere uendra. Slik skal desse seinare overførast til fjernarkivet som ein journalperiode.
Arkivmaterialet kan verte ståande i arkivskapet, men skilt frå den nye perioden, eller ein kan pakke materialet i arkivboksar. Vanlegvis set ein ikkje bort materialet før ved neste periodisering.
- Ved bortsetjing skal det gå tydeleg fram kva materiale som tilhøyrer ein bestemt periode. Dei enkelte arkivstykka skal merkast med følgjande opplysningar:
- Namn på arkivskapar
- Namn på arkivserie
- Eventuelle arkivkodar (frå/til)
- Periode (frå/til)
skal vi også gå igjennom alle andre arkivseriar etter arkivserieoversynet i arkivplanen. For kvar arkivserie, anten det er møtebøker, kopibøker eller objektordna arkiv skal vi føreta visse kontrollar ved dette høve.
I samband med at ein periodiserer snakkar ein gjerne om ulike stadia for arkivet:
aktivt arkiv (daglegarkivet)
bortsetjingsarkivet (mellomarkivet)
eldre og avslutta arkiv (fjernarkivet)
